Hintergrund
Als spanischer Baustoffkonzern ist man sich der Gefahr des zweitältesten Gewerbes der Welt stets bewusst, der Korruption. Die Spanier sind in vielen Hochrisikoländern mit eigenen Tochterunternehmen tätig und trotz bestehender und funktionierender Compliance Management Systeme kommt es daher regelmäßig zu teils systematischen Verstößen gegen Unternehmensrichtlinien und Gesetze. Immer wieder sind auch leitende Angestellte und lokale Geschäftsführer involviert oder kommen ihrer Aufsichts- und Kontrollfunktion nicht in ausreichendem Maße nach.
Die Compliance-Abteilung in der spanischen Zentrale handelt stets sofort, entdeckt die Verstöße teilweise aber erst nach Monaten oder Jahren. Verantwortliche können so nur selten zur Aufklärung beitragen und noch seltener zur Rechenschaft gezogen werden.
Auftrag
REMARKABLE Forensics soll die unternehmenseigenen Endgeräte jedes ausscheidenden Mitarbeiters ab einer gewissen Hierarchieebene forensisch sichern und für mögliche weitere Ermittlungen vorhalten. Diese Sicherung wird auch bei einem Austausch der Endgeräte notwendig. Jeder Mitarbeiter besitzt ein Smartphone und einen Laptop. Die Anzahl der zu sichernden Geräte beträgt jährlich ca. 60 Smartphones und 40 Laptops.
Außerdem möchte der Auftraggeber, dass E-Mails und Chat-Protokolle künftig mit einer speziellen Forensik-Software regelmäßig gesichert und verschlüsselt gespeichert werden.
Ergebnisse
Jährlich werden von den 100 gesicherten Geräten nur ca. 8 genauer untersucht. Die Daten können innerhalb von 48 Stunden zur Analyse vorbereitet werden. Bei der Untersuchung wird neben dem Nachweis des Fehlverhaltens der Verdachtsperson stets ein besonderer Fokus auf mögliche weitere Beteiligte gelegt, die dann ebenfalls in die Untersuchung einbezogen werden können. Die Analysen selbst werden mithilfe spezieller eDiscovery-Software und mehrsprachigen Review-Experten durchgeführt. Auch Predictive-Coding Algorithmen kommen insbesondere bei großen Datenmengen verstärkt zum Einsatz.
Fazit
Durch die konsequente, regelmäßige und gerichtsverwertbare Sicherung der Datenträger werden erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse realisiert. Die Beauftragung von REMARKABLE Forensics als unabhängigem Dritten gewährleistet zudem, dass auf die Daten ausschließlich bei einem begründeten Verdachtsfall zugegriffen wird.
Auch die Zusammenarbeit mit Auditoren und Rechtsanwaltskanzleien wird erheblich vereinfacht, da diese die gesuchten Informationen direkt von REMARKABLE Forensics erfragen können und bei Bedarf auch sofortigen Zugriff auf relevante Dokumente erhalten. Eigene Mitarbeiter des spanischen Baukonzerns sind kaum eingebunden, was diesen erheblich entlastet.